Конструктивный форум бухгалтеров Казахстана

Трудности реального учета в производстве.

Курсаков С.А.


Введение.
Судя по непрекращающемуся потоку журнальных статей, многие бухгалтера испытывают значительные трудности при ведении реального учета в производстве. Однако, если взглянуть на содержание статей в журналах, на сайтах и т.д., никаких трудностей в учете производства как бы и нет совсем – во всяком случае, с точки зрения теории. Все подходы вроде как бы проработаны, все ответы даны, все уже обсуждено. Тогда почему же вопросы учета в производстве вновь и вновь постоянно поднимаются? Ведь не спрашивают же каждый день, например, как приходовать ТМЦ – достаточно одного разъяснения, и то часто начинающие бухгалтера получают его из учебника. И более потом не задают вопросов, как приходовать ТМЦ.
По-видимому, даваемые теорией (в ее казахстанском изводе) ответы на вопросы учета в производстве или недостаточны, еще неточны, или просто на самом деле реально не работают (хотя теория думает иначе). Если бы теоретические рекомендации работали реально, то тогда не было постоянно поднимающихся вопросов.
В данной статье автор попытается объяснить, почему даваемые теорией стандартные ответы не решают реальных проблем учета в производстве. Автор попытается поднять неочевидные, скрытые, необсуждаемые проблемы и осветить нерешенные вопросы. В конце статьи автор предложит метод преодоления проблем учета в производстве. Автор предостерегает сразу, что общего, легкого, единого для всех решения задачи производственного учета не существует.

Область определения учета в производстве данной статьи – малые предприятия со случайными неритмичными заказами.

Прежде всего, очень важно отметить вот что. Учет в производстве для разных типов предприятия и разных типов производств – это совершенно разные задачи по сложности и объему. И одной-единой методикой учета все типы производств не решаются. Поэтому нужно четко выделять, к какому типу производства относится задаваемый вопрос и предлагаемое решение.
Первое – существуют большие «многоцеховые» производства типа литейного, хлебопекарного, бетонного завода и т.п. – это совершенно одна отдельная тема. В этом учете обычно «продукт» каким-то образом перемещается по цеху/цехам, и по пути его характеристики изменяются – бетон превращается в изделие, распадается на «штуки», тесто выпекается в хлеб и т.д. Производства этого вида мы в данной статье рассматривать не будем, потому что это не так уж часто встречается.
Второе – существуют большие «многоцеховые» производства типа металлобработка, типа сборка машин, типа столярные цеха и т.д. – тоже совершенно отдельная тема. В этом типе производств какие-то отдельные объекты (машины, танки, двери, окна и т.д.) перемещаются между отдельными цехами. Чтобы не распыляться, это мы тоже в данной статье рассматривать не будем.
Эти два первые типа производств обычно существуют в относительно больших и крупных предприятиях, имеющих довольно большой штат бухгалтеров – 2-5 человек и более. Вопросы от них обычно не исходят, потому что обычно на таких предприятиях методика производственного учета уже более-менее наработана, и успешно применяется, и приходящие бухгалтера просто воспринимают ее как данность от более старых работников. Поэтому вопросы от этой категории предприятий/бухгалтеров обычно не исходят.
Существует еще третий, и самый проблемный, тип производства – малое или микро-производство, чаще всего «одноцеховое», в основном на заказ. В данной статье мы будем рассматривать именно его - малое производство, не более 1-2 цехов (а чаще всего просто больших мастерских), в основном на заказ (а не под склад, как делают иногда вышеприведенные 2 типа больших производств). Это обычно - производство окон, дверей, металлоработы на заказ, столярные работы малого объема, авторемонтные мастерские, строительно-ремонтные бригады, какие-то подрядные разовые работы и/или услуги. В предприятиях этого типа обычно существует один-единственный бухгалтер - и хорошо, если не приходящий, а постоянный. Вот эти «бухгалтера-практики», впервые столкнувшись с производством, чаще всего и задают вопросы – как вести учет.

Недостаточность подходов к производственному учету, изложенная в большинстве журнальных статей.

В большинстве журнальных статей механически изложен подход учета фактических производственных затрат. Этого, по мнению автора, абсолютно недостаточно. Метод учета фактических затрат в одиночку не решает все вопросы учета в производстве. Без нормативного метода (как это ни странно) невозможно исчислить ни прибыль, ни себестоимость заказа. Фактический учет затрат по заказу и нормативный учет следует применять в паре, причем сначала будет идти фактический учет. И даже нормативный метод освещается в этих журнальных статьях вскользь. Впрочем, подробнее об этом будет рассказано ниже.

Недостаточность сведений, изложенных в большинстве журнальных статей, для ведения реального производственного учета.

В большинстве прочитанных автором журнальных статей изложена классическая схема производственного учета «по факту», которая идет еще от авторов первого большого учебника по бухгалтерскому учету в Казахстане, вышедшего в конце 1990-х гг. Предположительно, эта схема производственного учета ведет свое происхождение еще от танковых заводов советского времени и на текущий момент в значительной степени утратила свою актуальность. Причины ее недееспособности – неповоротливость, ориентированность на долгие, сложные и дорогие изделия вроде танков (сейчас такого почти нет), неспособность учитывать кратковременные разовые заказы, которые проходят производственный цикл в течение менее чем один месяц. Можно сказать, что классическая схема производственного учета практически не ориентирована на рыночные условия, на мелкие заказы, на конкурентную борьбу, на то, чтобы исчислить возможно более точно реальную себестоимость продукции и работы по заказу и предложить клиенту наиболее выгодную цену, но при этом остаться в «плюсе» и с прибылью. Классический метод не делает ничего сверх тривиального счетоводства, ничего сверх обычного разнесения фактических затрат по бухсчетам, да и то гораздо позже после закрытия заказа – и все. На текущий момент этого абсолютно недостаточно.
Автор бы посоветовал бухгалтерам-производственникам начинать разбираться в производственном (на Западе он называется управленческим) учете с классических на текущий момент учебников и книг западных авторов – например, Друри, Хонгрена и др. Однако, по опыту автора, почти никто не ищет ответов на вопросы учета производства в трудах передовой бухгалтерской мысли западного управленческого учета. И весьма зря – в течение одних только 80-90 годов там произошло несколько весьма сильных новаций, прошедших абсолютно мимо казахстанских бухгалтерских учебников. Для тех бухгалтеров, которые хотят и могут двигаться по пути своего обучения и самообучения, автор рекомендует начать хотя бы со следующего – Друри «Управленческий учет и производственный учет. Вводный курс», и Хорнгрен «Бухучет. Управленческий аспект». Никакие курсы на 1-2 недели, никакие ролики (на 5-30 мин.), никакие вебинары (1-2 часа) не дадут такого результата, как неторопливое и вдумчивое чтение и разбор кейсов из классических западных учебников, общепризнанных во всем мире. Правда, и занять такой вдумчивый разбор может 1-2 месяца ежедневных занятий по 1-2 часа.
Впрочем, существенная недооценка реальной трудоемкости работы – обычная особенность всех людей (которые не обязаны делать ее сами). Это знают все строители – работу, которая занимает 1 день, заказчик оценивает в 1 час. Это знают и все компьютерщики – переустановку системы заказчик оценивает в 5-15 минут, которые он любезно «…может подождать на улице», хотя реально сделать этот компьютер можно только за 2-3 часа.

Пренебрежение вопросами исчисления фактической себестоимости заказа и фактической прибыли по заказу.

Вы будете смеяться, но большинство отвечающих на вопросы «бухгалтеров-теоретиков» совсем не понимает, что самое важное для «бухгалтера-практика» – это исчислить фактическую себестоимость заказа, и значит, фактическую по нему прибыль. «Бухгалтеры-теоретики» не понимают процесса торга между заказчиком и подрядчиком по заказу – хотя, скорее всего, не раз ходили на рынок и занимались ровно тем же, но для своего домашнего хозяйства. Какой смысл принимать заказ и начинать делать работы по нему, если прибыль по заказу, предположим, будет отрицательна? Причем ответ заказчику по стоимости заказа нужно дать ДО начала работ по заказу, а не ПОСЛЕ выполнения работ по заказу. Это одна (и самая важная) из причин недееспособности традиционной фактической схемы учета затрат по заказу, ведущейся отдельно и ПОСЛЕ выполнения заказа.
Далее - используя только традиционные счета раздела 8ххх, это сделать правильно и с минимальными затратами времени учетного работника невозможно. Каким образом учет, изначальная цель которого была – исчислить прибыль купца и собственника, пришел к такому состоянию, когда эту самую так необходимую прибыль вообще крайне сложно вычислить – это уже не к автору данной статьи вопрос.

Краткие теоретические основы «советского подхода» к производственному учету.

Теоретические учетные правила производственного учета изложены в классическом учебнике 1990-х гг. Радостовца «Бухгалтерский учет на предприятии». Они подразумевают неспешный, неторопливый учет движений по счетам 8ххх постфактум. Хотя из данного подхода и даже без дополнительных его усовершенствований можно извлечь немалую пользу, но большинство бухгалтеров плохо его понимают даже для того, чтобы экспериментально его опробовать и выявить его слабые места и недоработки. Основная из них – сложность разделения затрат на продукты, заказы, на виды продукции.

Практическая новинка – так называемый «котловой метод». И почему он не подходит для решения задач производственного учета.

Те же, кто опробовал «фактический метод», где для исчисления себестоимости заказа приходится ждать конца месяца, понимают, что этого крайне недостаточно, и выдвигают требования «чего-нибудь другого». Уловив эту тенденцию, «бухгалтеры-теоретики» стали предлагать так называемый «котловой метод». Целесообразность этого метода обесценивается его несвязанностью с нормативным методом. Хоть учитывай производственные затраты «позаказно» или «попродуктно», или хоть вали их в одну общую кучу (или в «котел») – неважно, с последующим распределением или без оного – это не отменяет необходимости определять прибыль и рентабельность производства в разрезе каждого отдельного заказа – причем до начала его выполнения. Автор статьи негативно относится к «котловому методу», независимо от того, распределяются ли в конце периода (обычно месяц) затраты «котла» на заказы или нет. Почему? В том числе и потому, что период «месяц» искусственно притянут «за уши» – заказы не выполняются ровно месяц. Потому что само распределение – процесс достаточно условный, искусственный, и ничего не дающий для прибыли предприятия.

Таким образом, мы подходим к набору застарелых проблем, внутренне присущих учету в производстве. Несмотря на их очевидность, большинство «бухгалтеров-теоретиков», эти проблемы полностью игнорирует - а зря. Проблемы эти настолько существенны, что могут с легкостью торпедировать смысл даже самых новых придумок, хотя бы так называемый «котловой метод».

Проблема 1. Месячный зарплатный цикл начисления зарплаты и расчета налогов с зарплаты не совпадает с циклом производства, в общем случае произвольным, и чаще всего более коротким, чем месяц.

Все мы знаем, что зарплату в РК возможно исчислить (полностью со всеми начислениями, налогами, взносами и отчислениями) только по концу месяца. Очень сложно, почти невозможно (хотя некоторые программы это ухитряются) исчислить зарплату «кусочками», несколько раз в месяц. Например, за первый заказ, выполненный, предположим, 5 января, рабочему начислить 10 тыс. тг., за второй заказ, выполненный, предположим, 10 января – 12 тыс. тг., и т.д. – это в преобладающих программах бухучета РК невозможно – ведь расчет налогов, взносов и отчислений производится в конце месяца. Многочисленные ограничения баз налогов, взносов и отчислений («не более…» и «не менее…») еще более запутывают ситуацию и окончательно мешают начислять налоги «кусочками». Для танковых производств, где танк делается и собирается месяцами, и в общей стоимости танка зарплата рабочих составляла доли процентов, это было неважно и несущественно, но, для микро- и малых производств типа «оконнного» это очень важно. Ведь окно делается за пару дней, еще день-два занимает монтаж. Бригада (или звено) делает по 2-3 монтажа за день. В «оконном» производстве зарплата рабочих уже составляет до 10 % от стоимости заказа. Все это надо учитывать, что бы люди были заинтересованы в заработке, качестве и производительности труда. Чтобы сказать заказчику стоимость заказа до начала работ, и при этом не прогореть и оказаться в плюсе.
Однако, существующая бухгалтерская учетная система производства, вместе с зарегулированной системой расчета налогов, взносов, отчислений с заработной платы, ставит производственному учету зарплаты по заказу немалые препятствия. «Бухгалтер-практик» не может начислить зарплату (со всеми налогами, взносами и отчислениями) за часть месяца (или за заказ), за часть суммы зарплаты рабочего. Поэтому одним из практических решений (выходов) из этой ситуации стал расчет калькуляции заказа ТОЛЬКО по материальным затратам (фактически и по нормам). Это решение неоптимальное. Оно приводит, во-1-х, к занижению реальной себестоимости заказа в учете. Во-2-х, значительным социальным минусом этой схемы служит то, что, держа в голове, что общая себестоимость заказа еще вырастет на сумму зарплаты и налогов, взносов и отчислений с нее, ЛПР (лица, принимающие решения) стараются занизить долю зарплаты в общей сумме заказа. В-3-х, это решение работает лишь в производствах с низкой долей зарплаты в стоимости заказа. В случаях наукоемкой продукции с высокой долей зарплаты в себестоимости производства это решение крайне неудачно.

Проблема 2. Месячный цикл выставления счетов услугодателей-монополистов не совпадает с циклом производства, в общем случае более коротким, чем месяц. Он даже не совпадает с концом месяца.

Услугодатели (в основном это монополисты) также не разбивают стоимость своих услуг на каждый производственный заказ (оно им надо). И эта проблема гораздо более сложна, чем «конец месяца по зарплате». Различные услуги, доля которых должна войти в себестоимость заказа, могут быть выставлены в счете монополиста гораздо даже позже, чем конец месяца – часто даже только к 15-му числу следующего месяца (а услуги ЖД еще позже). Такой расклад полностью торпедирует «красивенько-ровненькую», «идиллическую» рекомендацию по закрытию производственных счетов ежемесячно – как мы будем их закрывать 30-31 числа текущего месяца заказа, если только к 15-му числу СЛЕДУЮЩЕГО месяца за текущим нам придут счета за коммуслуги, за услуги желдороги и т.д? Однако, «танковая теория» об этом даже и не знает, видимо. Какая разница для танка (стоимость их обычно миллионы долларов за штуку) в паре-тройке месяцев коммуслуг туда или сюда?

Проблема 3. Сложность отнесения фактического расхода материалов на заказ производства. Практическая невозможность ведения реальных остатков материалов в производстве.

Реальная практика расхода материалов в производстве тоже отличается от «идиллической» учебной картинки. Общее правило здесь такое – если что в производство ушло (то есть отпущено), обычно оно уже обратно НЕ возвращается. Потому что нет смысла возвращать, например, лист ДВП, у которого угол «откусан-отпилен» в процессе производства – кому уже такой лист ДВП продашь, он же нетоварного вида. Чтобы такие обрезки-остатки не лежали мертвым грузом на товарном (не производственном) складе, и обычно склад поэтому обычно открещивается принимать обратно «клочки-кусочки-остаточки» материалов из производства. Поэтому нормы расхода-раскроя должны это учитывать, то, что такие кусочки так и будут лежать мертвым грузом где-нибудь в цеху неопределенно долго, пока, возможно, не найдут применение в каком-нибудь другом заказе.
Также, дисциплинированные «бухгалтера-теоретики» не понимают, что склад в цеху – это НЕ обычный «тихий» и «спокойный», так называемый «упорядоченный» склад, который они привыкли видеть в других местах. Цех представляет из себя крайне беспорядочное нагромождение текущих и действующих заказов, материалов, незаконченных и законченных конструкций, полуфабрикатов, лестниц, лесов, мостков, сварочных аппаратов и т.д. Остатки материалов не лежат спокойненько на полках, а обычно хаотично разбросаны по разным углам (где их удобнее всего взять краном и положить на очередной заказ, например), и эти остатки чаще всего даже и инвентаризовать толком невозможно. Поэтому реально вести остатки материалов в производстве чаще всего трудно, если не невозможно. Все отпущенное на конкретный заказ (а зачастую отпускается и с запасом, и без предраскроя), нужно скорее всего сразу записывать в расход на данный конкретный заказ.

Проблема 4. Наличие после цикла производства, часто еще и цикла монтажа на объекте заказчика.

Наличие цикла монтажа на объекте заказчика (например, при монтаже окон, металлоконструкций и т.д.) еще более все усложняет. Рабочие зачастую берут из цеха с собой на объект какие-то вспомогательные материалы, а иногда и с запасом, чтобы не ездить туда-сюда 2 раза из-за одной доски, если «что-то пойдет не так». Потом иногда привозят остатки, иногда нет. А иногда вместе со своими остатками привозят чужие остатки, других субподрядчиков. Иногда оставляют свои остатки на объекте, чтобы вернуться туда через день-два, если за сегодня что-то не успели. Потом иногда находят целыми свои остатки, иногда нет. И т.д.
Из всего этого становится ясной трудность ведения остатков материалов в монтаже. Скорее всего, эти материалы проще сразу списать на затраты при выдаче их с «упорядоченного» склада в цех или на монтаж.
Важный момент – если на объекте заказчика предполагаются какие-либо работы (услуги), и выполнять их придется подрядчику, то их надо предварительно прокалькулировать и заложить в стоимость (цену) заказа. Игнорирование этого факта и отпуск его «на авось» может больно ударить по прибыли предприятия. Любые работы вне привычной среды (цех, офис, столовая) сразу же больно бьют по росту затрат. Рабочих (и материалы заказа) надо доставить на объект, накормить на объекте, потом отвезти с объекта. Все это деньги, затраты, предоплаты. Как показывает опыт, заказчик предпочитает выражаться туманно, недоговаривать ключевую информацию, а потом предпочитает упирать на обычаи делового оборота. Таким образом, все вопросы должны быть оговорены в предварительной калькуляции, которую желательно подписывать вместе с предварительным счетом на оплату к заказу.
Сюда же можно добавить гарантийное сопровождение заказа, иногда в течение 1-2-3 месяцев, устранение мелких недоделок и т.п. На практике обычно это решают тем, что за устранение мелких внезапно возникших после сдачи заказа недоделок рабочим просто не платят зарплату, поэтому им это обычно неинтересно, и выполняется ими неохотно, спустя рукава. С точки зрения учета также сложно открыть карточку заказа заново и провести доначисление затрат по заказу. Скорее всего, текущие гарантийные затраты следует относить к новым заказам.

Проблема 5. Классическая советская теория плохо разрабатывает теорию и практику «карточки калькуляции заказа», а уж тем более сравнения факта затрат по калькуляции с планом, отчетом прямо в оной.

Плохая ориентация на прибыль «танковой теории» породила невнимание к оперативному учету затрат по заказу, которые нет другого выхода, как делать прямо в карточке заказа. И неважно, поддерживает ли текущая программа эти нужды или нет – в крайнем случае, карточку заказа и калькуляцию заказа можно соорудить в Excel. В идеале карточку заказа и калькуляцию заказа нужно объединить, чтобы строки данных типа «план» можно было записывать вместе со строками данных типа «факт» (о разновидностях данных см. одну из предыдущих статей автора «Учет различных видов и разрезов информации в базе данных»).

Проблема 6. Ненужность для практики теоретического закрытия бухсчетов производственного раздела.

Ко всем вышеприведенным реальным проблемам (которые существуют независимо от человека) добавляется еще и искусственно придуманная самим человеком проблема – необходимость закрывать счета раздела 8ххх ежемесячно для расчета баланса. Зачем это закрытие делать в существующих реалиях 21 века - автору статьи совершенно непонятно. Практика закрытия была придумана еще в докомпьютерную эру, когда и другого варианта то и не было, кроме как городить эти громоздкие проводки закрытия, чтобы увидеть месячный баланс. В эпоху суперкомпьютеров, искусственного интеллекта и блокчейна, для расчета баланса можно «легким движением» алгоритмов искусственно прибавить к балансу счета 1340 сальдо раздела 8ххх БЕЗ реальных проводок по ним. Некоторые программы так делают уже с десяток лет, и все работает без ненужного закрытия счетов производственного раздела – которое было придумано еще в докомпьютерную эру. Ведь в реальности в цехе в связи с окончанием месяца ничего не происходит, сам факт окончания месяца ничего волшебным образом в реальном цеху не меняет. Так зачем же туда-сюда гонять и перебрасывать проводки, за которыми на самом деле не стоит никаких произошедших фактов, нужных к учету?

Решение, предлагаемое автором. Нормативный метод («сначала норма») с глубокой проработкой «карточки калькуляции заказа», ведением реальных затрат по заказу в течение менее чем месяц за балансом и за проводками.

Чем больше времени потратит «бухгалтер-практик» на изучение вышеприведенных западных учебников по УУ, тем выше будет впоследствии качество его решений для своего реального производственного предприятия. Однако, если времени для изучения нет, автор статьи предложит метод покороче. Только неизбежно качество решения будет, скорее всего, ниже.
Шаг 1. Нужно будет определиться, как считать себестоимость заказа и/или изделия. Возможны разные подходы. Можно считать по себестоимости только материальных затрат. Можно добавлять еще зарплату производственных рабочих и общепроизводственные затраты. А можно и полностью распределять все затраты предприятия (даже общие и административные) на производственные заказы. Возможно даже по разным изделиям (группам изделий), или по разным цехам, вести разные системы калькуляции. Существуют разные методы, и единого нормативного «законного» метода нет.
Нужно постоянно помнить, что существует временной разрыв между окончанием заказа и фиксацией затрат в фактическом бухучете. Поэтому, опираясь только на фактический метод, бухгалтер будет отставать от реального развития событий и не сможет исчислить для заказчика стоимость заказа перед его выполнением (и в момент отпуска ГП тоже).
Шаг 2. Нужно будет избрать «основную расчетную единицу измерения для калькуляции заказов». Вполне может оказаться, что эта ед. изм. может не существовать реально – предположим, это будет «условная банка» (на консервном заводе), или «условная тонна» (для металлоизделий), или «стандартный кв. метр окна» (для оконных производств). На этом этапе будет масса сложностей, нужно будет разработать коэффициенты приведения разных типов и видов готовой продукции к единой учетной единице (возможно, условной).
Шаг 3. Далее, стандартным бухгалтерским фактическим методом нужно провести фактический учет затрат на производство за период несколько месяцев, лучше всего за квартал. Затем нужно рассчитать, во сколько затрат обходится в среднем одна «расчетная единица измерения заказа» - с учетом всех постзаказных и постмесячных затрат. Предположим, мы выяснили, что затраты на «стандартный кв. метр окна» составляют 50 тыс. тг. (цифра условная). Это и будет нашей основной точкой отсчета для калькуляции прибыли по заказу и определения продажной цены до начала его выполнения. Нужно только реальный заказ перевести в условные единицы.
При изменении внешних и внутренних условий расчета (в т.ч. ставки налогов, размеры МРП/МинЗП), норм материальных затрат, или закупочных цен на материалы нужно пересчитать затраты на условную единицу. А лучше вообще это делать регулярно и на каждый новый учетный период принимать новую уточненную ставку затрат на условную единицу производственного заказа. Этот расчет не так уж сложен, как кажется, и вполне посилен даже рядовому бухгалтеру, и не нужно нанимать штатного экономиста для этих целей. Если нет в наличии специальной программы для калькуляции, можно воспользоваться Excel.
Шаг 4. Бухгалтерский учет в проводках можно вести хоть на счетах 13хх, хоть на разделе 8ххх, это на самом деле абсолютно неважный вопрос. Готовая продукция приходуется на склад в любой день месяца (а не только по окончании его) по нормативной себестоимости, выше вычисленной нами. После прихода ГП выполняется стандартная ее реализация со всеми проводками (ведь мы оприходовали себестоимость ГП). Таким образом, мы не ждем конца месяца, а сразу видим реальную прибыль по заказу – с той точностью, которая доступна на текущий момент.
Шаг 5. Разница между планом и фактом выявляется и списывается по концу периода, об этом теоретики написали десятки страниц. Это совсем не сложно.
Шаг 6. Фактические затраты по данному заказу, если их нельзя отразить в бухучете или они будут отражены позже, могут вестись прямо в карточке заказа, за балансом, в калькуляции заказа, простым перечислением строк без реальных проводок по ним. Таким образом, мы не ждем счетов от монополистов или расчета зарплаты по концу месяца. Прямо в калькуляции-карточке затрат можно записать, предположим, реальное количество часов труда, затраченное на данный заказ, и умножением на его нормативную стоимость точно исчислить его фактическую себестоимость на конец выполнения заказа.
Если программное обеспечение не позволяет вести такую карточку-калькуляцию заказа формата «план-факт-график», то можно это делать в Excel.

Как показывает опыт, редко какое предприятие (из упомянутых в начале статьи микро-и малых 1-2 цеховых производств с неритмичными малыми заказами) проходит до конца все эти шаги. Почему-то почти ни у кого не хватает настойчивости, воли и терпения пройти до конца этот сложный путь. Почти никто не доходит до состояния, когда механизм учета проработан, ясен и понятен всем учетным работникам, и уверенно движется по пути уточнения норм и совершенствования учетных процедур. В результате большинство обычно бросают на полпути, и потом предпочитают вести производственный учет «на глазок», «по рынку» и т.д.
Почему это так – не знаю. Возможно, единственный учетный работник (а иногда это еще и приходящий бухгалтер) не имеет времени этим плотно заняться. Иногда мастер и/или прораб, или лично недовольный состоянием учета, или под давлением начальства, ставит себе в цеху какую-то свою «учетную базу», и ведет какой-то свой, «цеховой», учет, как, и по каким правилам – никому неведомо. Наличие каких-то отдельных от учета всего предприятия «цеховых» учетных баз - это один из признаков того, что учетный механизм в производстве отлажен недостаточно.

Предлагаемая структура карточки-калькуляции заказа «план-факт-график».

Распишем структуру карточки калькуляции затрат заказа. Она может быть реализована в любой программе, разработчики которой сочтут за труд этим озаботиться. На самом деле эта карточка – ключевой элемент всей системы учета на производстве. Это становится видимым при рассмотрении ее полей (не столь важные для темы статьи поля пропущены) –

-Лицо, где ведется учет (организация, ИП)
-Вид учетных данных – это может быть «план», «факт», «отчет» (подробнее см. одну из предыдущих статей автора «Учет различных видов и разрезов информации в базе данных»). Наличие в карточке этого поля очень важно – иначе придется заводить массу дополнительных таблиц типа «Плановая себестоимость (или затраты)», Фактическая себестоимость (или затраты)», и т.д.
-ДатаНачалаДействия, ДатаОкончанияДействия – нужна для графика (план, факт). Эти две даты позволяют выстраивать календарные графики «план-факт», сетевые графики и т.д. – если только эти даты реально заполняются пользователями. Что обычно происходит совсем наоборот. Зачастую мастера, прорабы, начальники участков и т.д. игнорируют и саботируют карточку-калькуляцию заказа – хотя информацию здесь могут дать только они и никто больше.
-Статья бюджета, затрат – в калькуляцию план-факт могут входить статьи затрат по нормативному расчету (это может быть - электроэнергия, бензин, газ, заработная плата питание рабочих, прочее, и т.д.)
-Договор – на основании которого принят заказ
СкладГде, СкладОткуда, СкладКуда – уточняющие поля для передвижения материалов по заказу или отражения этапов выполнения работ, пермещения ГП между цехами, объектами и т.д. Позволяет указать план перемещения материалов между складами.
-Данные транспортировки – данные по перевозкам (план, факт, отчет). Позволяет наметить план перевозок по заказу (возможно, из заранее запланированных и прокалькулированных по затратам), а также фиксировать фактические перевозки, потому что это может быть весьма недешево, и пускать вопросы перевозок на самотек опасно. «Данные транспортировки» - это отдельная большая таблица, ее мы здесь опустим для краткости, возможно, как-нибудь опишем в следующих статьях.
-ТМЦ, ТМЦОткуда, ТМЦКуда – уточняющие данные по нужным ТМЦ с учетом направления его движения в данном заказе – на какой вид ГП нужен данный материал. Позволяет указать план отпуска материалов, план раскроя полуфабрикатов и т.д.
-Метод расчета, знак – поле позволяет указывать не только точные значения («равно»), но и диапазонные значения («меньше чем», «больше чем», «больше или равно», «меньше или равно», «не больше», «не меньше»). Это поле позволяет вести нечеткую границу, вроде «не менее чем» 5 метров ДВП.
-ЕдиницаИзмерения
-Количество – указано в строковом формате. Это позволяет вводить диапазонные значения (подробнее см. в одной из предыдущих статей автора «Расширенное понимание бухгалтерской записи (проводки) и ее измерителей»). Разница между планом и фактом по какому-либо активу в цеху может послужить входной информацией для формирования задания на перемещение недостающих ТМЦ со склада в цех
-Цена (или стоимость часа труда, или нормативная ставка затрат для статьи бюджета)
-ВремяДни, ВремяЧасы – эти поля позволяют планировать временные затраты, и фиксировать фактические затраты. Дни могут не совпадать с часами, например, 12 рабочих часов это 2 рабочих дня.
-Сумма.